Business Automation
Kurangi Pekerjaan Manual, Rapikan Proses Bisnis
Hubungkan formulir, spreadsheet, email, dan aplikasi bisnis agar informasi lebih mudah dicatat, ditindaklanjuti, dan dipantau.
Harga berdasarkan kebutuhan, setelah alur kerja Anda dipetakan.
Contoh alur sederhana
- Formulir website diisi
- Data tercatat di spreadsheet
- Admin menerima notifikasi
- Pengingat bila belum ditangani
Apa itu business automation?
Automation adalah pengaturan agar pekerjaan tertentu berjalan ketika ada pemicu, misalnya saat formulir masuk atau ketika jadwal pengingat tiba. Langkah yang biasanya dikerjakan admin satu per satu—menyalin data, mengirim kabar ke tim, mengingatkan tenggat—dijalankan otomatis sesuai aturan yang disepakati.
Berbasis aturan
Sebagian besar kebutuhan bisnis jasa cukup dengan aturan yang jelas: "jika formulir masuk, catat dan kabari admin" atau "jika tiga hari belum ditangani, kirim pengingat". Hasilnya mudah diperiksa dan diprediksi.
AI bersifat opsional
AI hanya dipakai bila memang dibutuhkan, misalnya untuk merangkum isi permintaan pelanggan yang panjang. Proses berbasis aturan tidak perlu dipaksakan memakai AI.
Contoh penerapan
Ilustrasi penerapan, bukan proyek klien
Enam contoh alur yang umum di bisnis jasa. Detailnya disesuaikan dengan proses dan aplikasi yang Anda pakai.
1. Pencatatan prospek
- Formulir website
- Spreadsheet atau CRM
- Notifikasi admin
Masalah awal: data formulir masuk ke email lalu disalin manual, sehingga ada yang terlewat.
Cara kerja: setiap kiriman formulir disimpan sebagai baris baru di spreadsheet atau CRM, lalu admin menerima notifikasi.
Manfaat: data prospek terkumpul di satu tempat dan admin tahu ada permintaan baru tanpa mengecek berulang kali.
Prasyarat: formulir yang dapat mengirim data, akses ke spreadsheet atau CRM, dan tujuan notifikasi.
2. Pengingat tindak lanjut
- Prospek belum ditangani
- Batas waktu terlewati
- Pengingat ke staf
Masalah awal: calon pelanggan menunggu karena tidak ada yang mengingatkan staf.
Cara kerja: status prospek diperiksa terjadwal; yang belum ditangani setelah batas waktu yang disepakati dikirimi pengingat ke penanggung jawab.
Manfaat: lebih sedikit prospek yang terlupakan. Status tetap perlu diperbarui oleh tim agar pengingat akurat.
Prasyarat: data prospek dengan kolom status dan penanggung jawab, serta aturan batas waktu.
3. Permintaan penawaran
- Data kebutuhan pelanggan
- Daftar pekerjaan
- Notifikasi tim terkait
Masalah awal: detail kebutuhan pelanggan tersebar di chat dan catatan pribadi.
Cara kerja: formulir permintaan penawaran membuat entri di daftar pekerjaan, lalu tim terkait—misalnya teknisi survei atau penyusun penawaran—mendapat notifikasi.
Manfaat: informasi awal lebih lengkap sebelum survei atau penyusunan harga.
Prasyarat: daftar pekerjaan (spreadsheet, aplikasi tugas, atau CRM) dan pembagian tugas yang jelas.
4. Pengingat perpanjangan
- Tanggal jatuh tempo
- Pemeriksaan terjadwal
- Pengingat terkirim
Masalah awal: domain, hosting, atau kontrak layanan pelanggan habis tanpa disadari.
Cara kerja: daftar tanggal jatuh tempo diperiksa terjadwal, dan pengingat dikirim beberapa waktu sebelumnya sesuai aturan yang disepakati.
Manfaat: ada waktu yang cukup untuk menghubungi pelanggan, menagih, atau memperpanjang.
Prasyarat: daftar jatuh tempo yang rutin diperbarui dan penerima pengingat yang jelas.
5. Laporan berkala
- Data dari sumber yang disepakati
- Ringkasan
- Laporan terkirim
Masalah awal: laporan mingguan dikumpulkan manual dari beberapa file.
Cara kerja: pada jadwal tertentu, data dari sumber yang disepakati dirangkum—misalnya jumlah prospek dan statusnya—lalu dikirim ke penerima.
Manfaat: laporan rutin dengan format yang konsisten, tanpa menyalin angka satu per satu.
Prasyarat: sumber data yang rapi dan dapat diakses, serta format laporan yang disepakati.
6. Monitoring website
- Pemeriksaan ketersediaan
- Masalah terdeteksi
- Notifikasi penanggung jawab
Masalah awal: website tidak bisa dibuka dan baru diketahui setelah pelanggan mengeluh.
Cara kerja: alamat website diperiksa berkala dari luar; bila tidak merespons sesuai kriteria, notifikasi dikirim ke penanggung jawab.
Manfaat: masalah diketahui lebih awal. Monitoring tidak mencegah gangguan dan tidak memperbaikinya dengan sendirinya.
Prasyarat: alamat yang dipantau, kriteria pemeriksaan, dan tujuan notifikasi.
Tidak semua aplikasi dapat diintegrasikan. Kompatibilitas, akses, dan batasan setiap aplikasi kami periksa sebelum penawaran dibuat.
Contoh kategori integrasi
Formulir WordPress
Formulir permintaan atau konsultasi di website sebagai titik awal alur.
Google Sheets
Tempat mencatat prospek, jadwal, atau data laporan yang mudah dibuka tim.
Notifikasi ke admin, ringkasan, atau laporan berkala.
CRM
Pencatatan prospek dan status tindak lanjut, bila CRM Anda menyediakan akses integrasi.
Telegram
Notifikasi internal ke grup atau staf tertentu.
WhatsApp Business Platform
Bila sesuai kebutuhan: memerlukan akun bisnis terverifikasi, aturan template pesan, dan biaya pesan dari penyedia.
Ketersediaan integrasi bergantung pada akses, fitur API, paket aplikasi, dan kebijakan penyedia.
Pilihan layanan
Layanan automation dihitung berdasarkan kebutuhan. Setelah alur dipetakan, kami kirim penawaran tertulis berisi lingkup, biaya, dan estimasi waktu.
Automation Starter
Untuk merapikan satu proses yang paling sering dikerjakan manual.
- Satu proses bisnis utama
- Pemetaan alur bersama tim Anda
- Integrasi sesuai lingkup yang disepakati
- Pengujian dengan data contoh
- Dokumentasi dan pelatihan singkat
Harga berdasarkan kebutuhan
Website & Automation
Untuk bisnis yang membutuhkan website sekaligus alur operasional sederhana.
- Website sesuai paket yang dipilih
- Formulir permintaan
- Pencatatan prospek
- Notifikasi internal
- Pengingat tindak lanjut sesuai kebutuhan
- Serah terima
Harga berdasarkan kebutuhan
Maintenance & Monitoring
Untuk menjaga alur dan integrasi yang sudah berjalan.
- Pemeriksaan sesuai lingkup
- Penanganan gangguan sesuai kesepakatan
- Pemeliharaan integrasi
- Laporan berkala sesuai paket
Harga berdasarkan kebutuhan
Komponen biaya dipisahkan dengan jelas
- Biaya implementasi — dibayar untuk pemetaan alur, pembangunan, pengujian, dokumentasi, dan pelatihan sesuai penawaran tertulis.
- Biaya pemeliharaan — opsional dan berkala, untuk pemeriksaan, penanganan gangguan, dan penyesuaian sesuai lingkup paket.
- Biaya pihak ketiga — hosting, lisensi atau langganan aplikasi, akses API, dan biaya pesan (misalnya WhatsApp) dibayar sesuai tagihan penyedia, sebaiknya memakai akun atas nama bisnis Anda.
Kami tidak menawarkan revisi tanpa batas atau dukungan 24/7. Perubahan alur di luar lingkup dan penanganan di luar jam kerja mengikuti kesepakatan tertulis.
Batas layanan
- Automation berjalan mengikuti alur yang disepakati dan diuji bersama.
- Biaya aplikasi pihak ketiga dapat berlaku dan dibayar terpisah.
- Perubahan API atau aplikasi dari penyedia bisa memerlukan penyesuaian alur.
- Pemeliharaan dan perubahan alur mengikuti paket atau penawaran yang disepakati.
Cara kerja
- Memahami proses bisnisKami pelajari dari mana permintaan pelanggan masuk, siapa yang menangani, dan di mana data dicatat saat ini.
- Menentukan alur dan lingkup pekerjaanKami usulkan website dan/atau alur yang sesuai, aplikasi yang dipakai, serta batas pekerjaan dan biaya dalam penawaran tertulis.
- Membangun serta menguji sistemWebsite dan alur dibangun, lalu diuji dengan data contoh sebelum dipakai untuk pelanggan sungguhan.
- Pelatihan dan serah terimaTim Anda dilatih memakai sistem, dan dokumentasi alur serta akses diserahkan.
- Pemeliharaan sesuai paketBila memakai paket pemeliharaan, kami lakukan pemeriksaan dan penyesuaian sesuai lingkup yang disepakati.
Pertanyaan tentang business automation
Apa itu business automation?
Pengaturan agar pekerjaan tertentu berjalan otomatis ketika ada pemicu, misalnya saat formulir masuk atau saat jadwal pengingat tiba. Alurnya mengikuti aturan yang disepakati bersama, misalnya mencatat data ke spreadsheet lalu mengirim notifikasi ke admin.
Apakah harus membuat website baru?
Tidak. Automation bisa dipakai dengan formulir, spreadsheet, atau aplikasi yang sudah Anda gunakan. Bila belum punya website, keduanya bisa digabung lewat Website & Automation.
Bisakah website yang sudah ada diintegrasikan?
Bisa diperiksa terlebih dahulu. Kami cek platform website, formulir yang dipakai, dan akses yang tersedia. Bila formulir belum bisa mengirim data ke aplikasi lain, mungkin perlu penyesuaian di website.
Apakah semua automation membutuhkan AI?
Tidak. Pencatatan, notifikasi, pengingat, dan laporan rutin umumnya cukup berbasis aturan. AI hanya dipakai bila memang membantu, misalnya merangkum isi permintaan pelanggan, dan akan disebutkan di penawaran.
Apakah bisa terhubung ke WhatsApp?
Tombol WhatsApp di website hanya membuka percakapan dan tidak mencatat isinya. Untuk mengirim pesan otomatis atau mencatat percakapan, diperlukan WhatsApp Business Platform melalui penyedia yang sesuai, dengan verifikasi akun, aturan template pesan, dan biaya pesan dari penyedia. Kesesuaiannya kami periksa dulu sebelum menawarkan.
Apakah biaya aplikasi pihak ketiga sudah termasuk?
Tidak, kecuali tertulis di penawaran. Langganan aplikasi, akses API, hosting alur, dan biaya pesan dibayar sesuai tagihan penyedianya.
Berapa lama implementasinya?
Tergantung jumlah proses, aplikasi yang dihubungkan, dan kesiapan akses dari pihak Anda. Estimasi waktu kami tuliskan di penawaran setelah alur dipetakan.
Apa yang terjadi jika integrasi mengalami gangguan?
Gangguan bisa muncul karena perubahan aplikasi atau API, akses yang kedaluwarsa, atau batas pemakaian dari penyedia. Sebisa mungkin alur dirancang agar data tetap tersimpan di sumbernya selama gangguan. Penanganannya mengikuti paket pemeliharaan dan jam kerja yang disepakati; tanpa paket, perbaikan dihitung sebagai pekerjaan terpisah.
Apakah tersedia pemeliharaan?
Ya. Paket Maintenance & Monitoring mencakup pemeriksaan, penanganan gangguan, dan pemeliharaan integrasi sesuai lingkup.
Apakah pelanggan dapat memiliki akun dan datanya sendiri?
Ya, dan itu yang kami sarankan. Spreadsheet, email, CRM, dan aplikasi lain sebaiknya memakai akun atas nama bisnis Anda; kami diberi akses sesuai kebutuhan pekerjaan. Cara ekspor data dan serah terima akses dijelaskan di penawaran.
Pekerjaan Rutin Apa yang Ingin Anda Sederhanakan?
Ceritakan proses yang masih manual. Kami membantu menentukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Butuh website sekaligus? Lihat Website & Automation.